まとめConclude

議論に費やした時間をムダにしないために振り返る

入念に準備して、参加者との合意形成ができたとしても安心してはいけません。会議を終わりにする前に、議論した内容を簡単に振り返りしましょう。
やり方は簡単です。スクライブしたフリップチャートやホワイトボードをたどっていきます。
特に確認すべきポイントは「決定事項」と「課題やToDo」の2点です。

icebreaker

決定事項については、どのような議論をして、結論に至ったのかをあらためて確認することによって、確かな合意になります。
このタイミングで「そんなこと決まっていない」という異論が出ることもあります。参加者は各自都合の良い解釈をしてしまうものと心得て、丁寧に結論を確認しましょう。

議論で挙がった課題やToDoは、必ずオーナー(担当)と期限を明確にしなければなりません。いずれか1つでも曖昧なものは実行されないからです。今すぐ決めることができないのであれば、担当や期限を決める、というToDoとして、オーナーと期限を明確にしておきます。

 

最後に良かった点/改善すべき点を洗い出し、次の会議に活かす:チェックポイント

ここまで会議の準備からキックオフ、実行、まとめと紹介してきましたが、スムーズに意思決定へ導くことは難しく、上手くいかないこともあるでしょう。しかしそんな場合でも、改善点を洗い出し、見直ししていくことにより着実に良くしていくことができます。
ケンブリッジの会議では、最後に振り返り(チェックポイント)を行い、良かった点や改善すべき点を洗い出し、次回へ活かして行きます。準備、キックオフ、実行の一連の流れを日々改善していくことが、1つ1つの意思決定の品質を向上させる近道なのです。

 

図表1

図表1 チェックポイント(振り返り)~会議の最後に振り返りを行う中で会議の改善点を洗い出し、次の会議に活かす~

 

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